Die Wohnungsgenossenschaft Karl Marx ist mit über 6.600 Wohnungen, rund 70 Gewerbeobjekten sowie 900 Garagen- und Pkw-Stellplätzen Potsdams größte Genossenschaft seit der Gründung 1954. Die Wohnungsgenossenschaft „Karl Marx“ Potsdam eG beschäftigt derzeit 80 Mitarbeitende und Auszubildende, darunter 50 in der Verwaltung der Potsdamer Geschäftsstelle. Die IT managen Mario Maiwald und sein Kollege Ronny Rehbein gemeinsam. Die beiden sind für die gesamte IT-Infrastruktur verantwortlich und steuern das Asset-, Software- und Patchmanagement seit über 2 Jahren mit der Deskcenter Management Suite.
„Wenn wir Fragen hatten, hat der Deskcenter Support immer schnell reagiert und hatte immer eine Lösung parat.“
Mario Maiwald
Mario Maiwald, IT-Administrator, Wohnungsgenossenschaft „Karl Marx“ Potsdam eG
Herausforderung
- Unübersichtliches Assetmanagement ohne Reporting
- Zeitraubende, manuelle Arbeitsschritte
- Dezentrales Software- und OS-Deployment
Lösung
- Zentrale Inventarisierung und Assetverwaltung von Hard- und Software mit dem Modul Assetmanagement
- Automatisiertes Softwaremanagement mit den Modulen Softwareverteilung, AppCloud und OS-Deployment
- Aussagekräftiges Reporting für interne Zwecke
Manuelle IT-Prozesse automatisieren und verwalten
Ende 2020 übernahmen Ronny Rehbein als Leiter IT und Organisation und Mario Maiwald als IT-Administrator das Management der IT-Infrastruktur bei der Wohnungsgenossenschaft „Karl Marx“ Potsdam eG. „Mit dem Management und Betrieb der Clients war bis dahin ein externer IT-Dienstleister beauftragt, der die gesamte Hardware noch in Excel-Tabellen pflegte.
Software wurde seinerzeit nicht nachgehalten“, beschreibt Maiwald die damalige Situation. „Dadurch fehlte der Überblick, wo und von wem welche Hardware genutzt wird. Gleichzeitig war es unmöglich, die eingesetzten Anwendungen bestehend aus Microsoft Office, ERP-System und Spezialanwendungen für die Immobilienbranche wie Orca AVA, aktuell und bei allen Usern auf einem einheitlichen Versionsstand zu halten. Durch kontinuierliche Anpassungen und Verfeinerungen von Rechte- und Rollenkonzepten können wir unsere IT-Sicherheit erheblich verbessern. Diese Lösung ermöglicht eine effiziente Automatisierung und Verwaltung verschiedener IT-Prozesse, von der Zugriffsfreigabe bis hin zur Softwareverteilung“, so Maiwald weiter.
Deskcenter Management Suite als Lösung
Als im Frühjahr 2021 dann die Entscheidung fiel, alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit neuen Laptops auszustatten und die stationären Rechner auszumustern, sahen sich Rehbein und Maiwald nach einem IT-Management-Tool um.
Die Lösung sollte das Inventarisieren von Hard- und Software, ein automatisiertes Software- und Patchmanagement sowie das OS Deployment abdecken. Die Deskcenter Management Suite erfüllte diese Anforderungen und punktete zudem im Vergleich mit anderen Lösungen mit ihrer intuitiven Benutzeroberfläche und einem sehr guten Preis-/Leistungsverhältnis. Nach einer schnellen Entscheidung wurde die Suite innerhalb von nur 2 Tagen mit Unterstützung eines Deskcenter-Consultants in der Infrastruktur implementiert.
Ersteinrichtungen für Neulinge noch nie so einfach
„Heute spielen wir bis zu 10 Standardanwendungen automatisch auf jeden Mitarbeiter-Rechner auf“, erklärt IT-Administrator Maiwald. „Spezialanwendungen wie Orca Ava können wir bei Bedarf flexibel manuell verteilen.“
Ein besonderer Vorteil: Das System informiert proaktiv über veraltete Software-Versionen. „Das ermöglicht uns regelmäßige Scans und Prüfungen unserer Systeme“, so Maiwald. „So können wir potenzielle Schwachstellen für Hacker effektiv schließen.“
Die große Zeitersparnis ist beeindruckend. Die Einrichtung eines neuen Arbeitsplatzes dauert jetzt nur noch 30 bis 45 Minuten. Dabei erfasst das Asset Management automatisch alle relevanten Informationen – vom Standort des Mitarbeiters über die genutzte Netzwerkdose bis hin zu zusätzlichem Zubehör wie Headsets.
Besonders bemerkenswert: Zwei IT-Mitarbeiter können nun die gesamte IT-Infrastruktur verwalten – von der Bestellung über die Einrichtung und Wartung bis hin zum First- und Second-Level-Support. „Die Automatisierung und Zentralisierung unserer IT-Prozesse hat nicht nur unsere Effizienz gesteigert, sondern auch die IT-Sicherheit deutlich verbessert“, so Maiwald.
Vorbei sind die Zeiten aufwändiger Fernwartungen und zeitraubender Vor-Ort-Installationen. Die Deskcenter Management Suite hat die IT-Abteilung der Wohnungsgenossenschaft in die Lage versetzt, mehr mit weniger zu erreichen – ein Beispiel für erfolgreiche Digitalisierung im Mittelstand.
Fazit
„Dank der Deskcenter Management Suite konnten wir nicht nur den Überblick über unsere Hard- und Software wiedergewinnen, sondern auch erhebliche Sicherheitsrisiken minimieren“, erklärt Mario Maiwald abschließend.